在留資格(ビザ)の更新時に前回の申請書がない場合の対応ガイド｜開示請求から注意点まで

2026年10月22日 2026年10月22日

行政書士新川健人

在留資格の更新申請（在留資格更新許可申請）を行う際、「前回の申請書の控え」が見当たらないと不安になる方は少なくありません。

結論から申し上げますと、前回の申請書の控えが手元になくても、更新申請自体は可能です。ただし、前回の申請内容と今回の申請内容に重大な食い違い（矛盾）が生じると、入国管理局（出入国在留管理局）から不審に思われ、審査に悪影響を及ぼすリスクがあります。

1. 前回の申請書がないと困る理由（リスク）

入国管理局の審査では、「過去の申請内容との整合性（矛盾がないか）」が厳しくチェックされます。

職歴や学歴の記載ミス・矛盾 前回の申請に書いた入社時期、学歴、職歴と今回の記載が食い違うと、「虚偽申告」を疑われる可能性があります。
年収・業務内容の不一致 「技術・人文知識・国際業務」などで、過去に提出した給与額や具体的な担当業務と整合性が取れなくなると、追加説明（理由書や補正）を求められる原因になります。

2. 前回の申請書がない場合の対処法

前回の申請書の控えが見つからない場合は、以下のステップで対応します。

対処法①：出入国在留管理局に「保有個人情報開示請求」を行う

最も確実な方法は、入管に対して個人情報保護法に基づく開示請求（保有個人情報開示請求）を行うことです。これにより、過去に提出した申請書一式のコピーを入手できます。

申請先：出入国在留管理庁（窓口または郵送・オンライン）
必要書類：開示請求書、本人確認書類（在留カードや住民票など）、手数料（300円程度）
開示までの期間：約3週間〜1ヶ月程度
注意点：更新の期限が迫っている場合は、開示請求の到着が間に合わない可能性があるため、早めの手続きが必要です。

対処法②：勤務先（会社）や担当行政書士に確認する

勤務先への確認：就労ビザの場合、会社の担当部署（人事・総務など）が申請書控えや「所属機関作成用」の書類データを保管しているケースがあります。
行政書士への確認：過去に申請手続きを出入国在留管理庁届出済の行政書士に依頼していた場合、一定期間は控えを保管しているのが通常です。

対処法③：開示請求が間に合わない場合の応急対応

在留期限が迫っており、開示請求を待つ時間がない場合は以下の対応を検討します。

記憶や手元の資料を徹底的に確認する 雇用契約書、履歴書、労働条件通知書、課税証明書などの公的資料・社内資料を遡り、過去の記載とズレが出ないよう注意深く作成します。
申請時に理由書（説明書）を添付する 前回の控えを紛失した旨、および今回の記載内容について誠実に確認して作成した旨を説明する「理由書」を任意で添付することで、審査官への印象や配慮を示すことができます。

3. まとめ・アドバイス

前回の申請書がなくても更新申請は可能だが、内容の不一致・矛盾には十分注意が必要。
時間に余裕があるなら、入管への「保有個人情報開示請求」で控えを取得するのがベスト。
次回の申請に備えて、今回提出する申請書や添付書類は必ずコピー（またはPDFデータ）を残しておくこと。

在留資格更新（前回の申請書がない場合）に関するFAQ

Q1. 前回の申請書がないと、更新申請自体を拒否（不受理）にされますか？

A. 不受理になることはありません。 前回の申請書の控えは、更新申請の「必須提出書類」ではないため、受付自体は問題なく行われます。ただし、審査の段階で過去の申告内容との矛盾が発覚した場合、追加の提出資料（理由書や証明書類）を求められたり、審査期間が長引いたりするリスクがあります。

Q2. 保有個人情報開示請求は、代理人（行政書士や会社の担当者）でも申請できますか？

A. 原則として「本人のみ」または「法定代理人（未成年の親など）」に限られます。 行政書士や会社の担当者が任意代理人として代わりに請求することは原則できません（※本人の委任による代理請求の可否や運用は事前にご確認ください）。基本的には外国人ご本人が窓口・郵送・オンラインで手続きを行う必要があります。

Q3. 開示請求を行ったら、在留期限の更新手続きも自動で延期されますか？

A. 延期されません。 開示請求の手続きと、在留資格の更新申請手続きは全く別のものです。開示結果を待っている間に在留期限が切れてしまうと「オーバーステイ（不法滞在）」になってしまいます。開示請求が間に合わないと判断した場合は、期限内に現時点で把握できる正確な情報で更新申請を行う必要があります。

Q4. 前回の申請から転職・引っ越しをした場合、前回の書類がなくても大丈夫ですか？

A. 転職や変更の事実を正しく申告すれば問題ありません。 転職している場合は「所属機関に関する届出」を出しているか、また今回の更新で新たな勤務先の情報（雇用契約書や決算書など）を正しく提出できるかがポイントになります。前回の会社での記載内容と矛盾させないためにも、当時の履歴書や雇用契約書を手元で確認しておくことをおすすめします。

Q5. 今後のために、今回の申請で注意しておくべきことはありますか？

A. 提出したすべての書類の「コピー（PDF）」を必ず保存しておきましょう。 申請書本体だけでなく、一緒に提出した「理由書」「雇用契約書」「決算書」「課税証明書」なども含めて一式データで保管しておくことが重要です。次回の更新時や、将来「永住許可申請」を行う際に非常に重要な参考資料となります。

まとめ：前回の申請書がなくても慌てずに、整合性を意識して手続きを進めよう！

在留資格の更新申請において、前回の申請書の控えがない場合でも、手続き自体を進めることは十分に可能です。しかし、過去の申告内容との食い違い（矛盾）が発生すると、審査に時間がかかったり、不必要な疑いを持たれてしまうリスクがあります。

トラブルを防ぎ、スムーズに更新許可を得るためのポイントは以下の3点です。

時間に余裕があれば「保有個人情報開示請求」を活用する 入国管理局へ開示請求を行うことで、過去の提出書類一式を確実に入手できます（取得まで約3週間〜1ヶ月）。
開示請求が間に合わない場合は手元の資料を精査する 雇用契約書や履歴書、課税証明書などの公的資料を確認し、記憶だけに頼らず事実に基づいた記載を徹底しましょう。必要に応じて「理由書」を添えるのも効果的です。
今回の申請書類は必ずコピー（PDF）を保管しておく 次回の更新時や将来の永住許可申請に備え、今回提出する書類一式はすべてデータや紙で手元に残しておきましょう。

万が一、過去の申請内容と今回の状況に不安がある場合や、期限が迫っていて対応に迷う場合は、出入国在留管理庁届出済の行政書士などの専門家へ早めに相談することをおすすめします。

代表行政書士

行政書士新川健人: ・日本行政書士会連合(登録番号第25271950号)
・京都府行政書士会(会員番号第3070号)
・申請取次行政書士(第172025200209号)
京都在住。外国人の就労ビザ、配偶者ビザ申請、国際結婚など国際業務を専門。スピード対応が得意。