処分を書面でするときは、同項の理由は、書面により示さなければならないとは

行政手続法8条です。
申請により求められた許認可等を拒否する処分をする場合は、申請者に対し、同時に、当該処分の理由を示さなければならない。とされています。
そして二項では２　前項本文に規定する処分を書面でするときは、同項の理由は、書面により示さなければならない。
と処分を書面でするときは理由も書面によってしなければならない。と定めています。
要は処分するときは基本的には書面でしてくださいね。ということです。
似たような規定に行政不服審査法と行政事件訴訟法の教示制度があります。
教示制度は原則、書面で行います。例外的に口頭で行う場合は書面でなくてもかまいません。